In einer Zeitung, deren wichtigste Zielgruppe Einkäuferinnen und Einkäufer sind, gab es vor einigen Jahren einen Beitrag mit dem Titel „Wie weit reicht die Verantwortung des Einkaufs“? Der Artikel war eine Antwort auf die Frage eines Einkaufsleiters, der sich Gedanken über den Aufgabenbereich seiner Abteilung machte. Ein Grund war, dass die Abteilung manchmal den Kommentar erhielt: „Das dort fällt nicht unter ihre Verantwortung!“. Ein anderer Einkaufsleiter schrieb: „Wir werden in unserem Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Unser Status ist gering und wir kommen bei den Geschäften, von denen erwartet wird, dass wir sie abschließen, viel zu spät. Was können wir also tun, um etwas an der Situation zu ändern“? Die gegebenen Antworten fielen zwar nicht eindeutig aus, aber man wies auf einige Dinge hin, die sich auf den Status der Einkaufsarbeit auswirken;
Die Sicht der Geschäftsleitung auf die Leistungen des Einkaufs und das Interesse an der Warenbeschaffung
Die Kenntnisse und Erfahrung der Geschäftsleitung auf diesem Gebiet
Die Wettbewerbssituation und die Notwendigkeit, durch die Arbeit im Einkauf Ergebnisse und Verbesserungen zu erzielen
Wir denken, dass die Fragestellungen der Einkaufsleiter in der Zeitung angesichts der rasanten Entwicklung in Bezug auf automatisierte und digitalisierte Warenbeschaffungs- und Bestandsmanagementprozesse heute aktueller denn je sind. In einem früheren Blogbeitrag haben wir berichtet, wie unsere Bemühungen zu KI (Künstliche Intelligenz) und maschinellem Lernen zweifellos zu einer Veränderung der Rolle von Einkäuferinnen und Einkäufern in einem Unternehmen beitragen können.
Im vorliegenden Beitrag möchten wir die Bedeutung der Unternehmensleitungen hervorheben, um den Weg für diesen Veränderungsprozess zu ebnen. Bei der Mehrheit der Kunden von PromoSoft wurde dies bereits umgesetzt, wir sind jedoch davon überzeugt, dass es viele Unternehmensleitungen gibt, die stark davon profitieren können, einen Wandel voranzutreiben, der die Einkaufsabteilungen weiterentwickelt und die Einkaufsleiter im Unternehmen auf eine höhere Stufe bringt, vielleicht sogar bis in das Management.
Ein guter Verkauf beginnt immer mit einer guten Warenbeschaffung!
In der besagten Zeitung gibt es einige Zeilen, die ein wenig provokativ erscheinen mögen, die aber gleichzeitig genau den Punkt treffen: In der globalisierten Welt, in der wir leben, mit hoher Spezialisierung und hohen Einkaufsvolumina, die häufig 50-75 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens ausmachen, sollte es mehr als gerechtfertigt sein, der Einkaufsabteilung eine große Verantwortung und einen großen Einfluss zu übertragen. Darüber hinaus auch jede erdenkliche Ressource, um außerordentlich gute Arbeit zu leisten. Erinnern Sie sich daran, dass ein guter Verkauf immer mit einer guten Warenbeschaffung beginnt!
Vielleicht ist es so, dass die Anzahl der zu priorisierenden Managementprobleme in den Unternehmensleitungen manchmal dazu führt, dass der Zusammenhang zwischen den üblichen „Grübeleien“ bei vielen Einzel- und Großhandelsunternehmen und der Arbeitssituation der Einkaufsabteilung nicht erkannt wird: Warum steigen die Lagerbestände? Warum sinkt die Lagerumschlagshäufigkeit? Warum haben wir gelegentlich Warenengpässe, die dazu führen, dass wir Verkäufe verlieren und Kunden verärgert sind? Warum haben wir eine so schlechte Prognosegenauigkeit?
Die Antworten auf die Fragen finden sich weiter unten in der Organisation: In den Arbeitsmitteln, den Herausforderungen und im Verantwortungsbereich der Einkäuferinnen und Einkäufer. Bestehen die Arbeitsmittel aus traditionellen Abläufen, in denen ein Excel-Dokument den Bestellvorgang steuert, werden die Einkaufsparameter manuell gesetzt und werden oft zu statischen Parametern. Darüber hinaus ist es bei einer großen Anzahl an Artikeln enorm zeitaufwändig, diese auf dem neuesten Stand zu halten. Oft basieren die Kaufentscheidungen auf alten Bestellpunkten und -mengen, da es schwierig ist, alle Bestandsparameter im Auge zu behalten. In Einzel- und Großhandelsunternehmen, die sich in starken Wachstumsphasen befinden, steigt der Schwierigkeitsgrad mit zunehmender Menge und Anzahl der Artikel ständig. Bei manuellen Abläufen ist es oft unmöglich zu wissen, wie viel man einkaufen muss.
Man könnte die Angestellten der Einkaufsabteilung so fragen: Wenn wir gegenüber den Kunden einen Servicegrad von 98% einhalten wollen, wie viele Waren werden Sie dann wohl kaufen? Aus Angst, in Warenengpässe zu geraten, fallen die Einkäufe oft zu groß aus und – ohne es rechtzeitig zu bemerken – steigen die Lagerbestände auf ein nicht wünschenswertes Niveau.
Betrachten Sie die Einkaufsabteilung als Motor Ihrer Rentabilität!
Manchmal fühlen wir uns wie Brückenbauer zwischen den Führungs- und Einkaufsabteilungen. Nämlich dann, wenn wir die höchste Führungsebene eines Unternehmens dazu bringen, das Potenzial automatisierter Einkaufsprozesse zu erkennen und zu verstehen, dass alte papierbasierte Abläufe in den Einkaufsabteilungen für die komplexen Märkte nicht mehr ausreichen. Geschäftssysteme stehen seit vielen Jahren im Mittelpunkt der Entwicklung von Verwaltungsprozessen und haben von den Unternehmensleitungen viel Unterstützung erfahren. Wir möchten dazu beitragen, diesen Fokus nun auf die Systemtools zu lenken, die die Einkaufsabteilungen benötigen.
Durch ihren Beitrag zu direkten und indirekten Kostensenkungen, höheren Einnahmen (z. B. weniger Warenengpässe) und zur Kapitalfreigabe (geringere Lagerbestände) kann eine Einkaufsabteilung entscheidend zu einer besseren Leistung, einer höheren Rentabilität und wichtigen Wettbewerbsvorteilen beitragen. Dies kann man durch eine veränderte Sicht des Managements auf den Einkauf erreichen, aber auch dadurch, dass die Einkaufsabteilungen Zugang zu leistungsstarken Systemen erhalten, die die Prozesse des Bestandsmanagements und der Einkaufsplanung digitalisieren und kombinieren.
Wir haben gesehen, wie häufig sich die Sicht des Managements auf die Einkäuferinnen und Einkäufer geändert hat, nachdem man die Bedeutung der Einkaufsarbeit beispielsweise im Hinblick auf die Rentabilität erkannt hat. Ist es also übertrieben, die Einkaufsabteilungen als potenzielle Motoren der Rentabilität zu bezeichnen? Wir denken, nein. Wir können Ihnen von vielen Projekten berichten, die zeigen, dass dies absolut möglich ist!