• Niclas Borenstein

Ist es an der Zeit, Excel durch ein „richtiges“ System zu ersetzen?

Noch heute berechnen viele Ihren Bestand mit Hilfe von Excel. Das kann eventuell funktionieren, wenn man eine kleine Anzahl von Produkten im Bestand sowie sehr einfache Lieferketten hat. Für die meisten lassen sich jedoch durch die Investition in ein „richtiges“ System zur Bestandsplanung und -verwaltung große Vorteile erzielen. Es ist ganz einfach so, dass Excel nicht dafür entwickelt wurde, zuverlässige Voraussagen zu treffen. Ganz im Gegenteil, es ebnet den Weg für Fehler, da es dem menschlichen Faktor große Bedeutung beimisst, der aber tückisch sein kann… Unserer Erfahrung nach kommt nicht selten vor, dass mehrere Personen an derselben Datei arbeiten und Änderungen vornehmen, was dazu führt, dass dieses System sehr anfällig ist. Ein einzelner Fehler an einer Stelle hat Auswirkungen auf alle Berechnungen.


Darüber hinaus ist jede Art von Handarbeit zeitaufwändig. Viele, die in der Bestandsplanung arbeiten, wissen, wie viel Arbeitszeit für die Dateneingabe und die Korrektur von durch manuelle Eingaben entstandenen Fehlern benötigt wird.


Durch die Verwendung eines Systems, das eigens zur Berechnung von Warenbeschaffung und Bestand entwickelt wurde, läuft man weniger Gefahr, dass menschliche Fehler passieren. Da alles in einem System gebündelt ist, vermeidet man so, dass es zu einer großen Anzahl von Versionen desselben Dokuments kommt, die hin und her geschickt werden. Jeder hat Zugriff auf die neueste Version mit den aktualisierten Zahlen. Systeme, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen beruhen, „lernen“ aus früheren Erfahrungen, im Laufe der Zeit immer genauere Prognosen zu erstellen. Diese Systeme verfügen auch über automatisierte Prozesse – basierend auf maschinellem Lernen, das wiederum auf einer großen Datenmenge basiert –, um diese Art von Arbeitsaufgaben zu bewältigen. Auf diese Weise wird Arbeitszeit frei und gleichzeitig menschliches Versagen vermieden. Die Einkäufer können stattdessen intensiver der strategischen Arbeit widmen und so produktiver und gewinnbringender vorgehen.


Wenn man die Zukunft nicht vorhersagen kann

Wenn man seine Pläne in Excel erstellt, basieren die Berechnungen unmittelbar auf den tatsächlichen Werten. Es gibt also keinen Spielraum für Unsicherheit- und Wahrscheinlichkeitsberechnungen. Das System kann keine Berechnungen durchführen, die auf plötzlichen Änderungen in der Nachfrage beruhen, sondern allein von historischen Daten ausgehen, was oft darin resultiert, dass man am Ende die falschen Waren auf Lager hat.


Viele der cloudbasierten Softwarelösungen, die heute für das Bestandsmanagement verfügbar sind, wurden speziell zur Berechnung der optimalen Service-Levels entwickelt – dies ermöglicht unterschiedliche Service-Level zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Viele dieser Systeme arbeiten mit fortschrittlichen Algorithmen und maschinellem Lernen. Auf diese Weise können eine Reihe möglicher Szenarien und Ergebnisse für die Zukunft berechnet werden, von denen sich das Wahrscheinlichste durchsetzen kann.


Bessere Berechnungen optimaler Lagerbestände

Schwierigkeiten bei der Berechnung optimaler Lagerbestände führen dazu, dass man lieber auf der sicheren Seite ist und zu viele Waren einkauft – dies wiederum führt dazu, dass man einen unnötig großen Bestand hat und zugleich riskiert, dass die Waren obsolet werden und deshalb nicht verkauft werden können. Die Sache wird noch komplizierter, wenn man Probleme hat, sicherzustellen, dass man die richtigen Informationen vor sich hat, wenn man mit Excel arbeitet. Es besteht das Risiko, dass man seine Berechnungen auf Grundlage falscher Zahlen durchführt.


Ein modernes Einkaufsplanungssystem berücksichtigt optimale Service-Level sowie Einschränkungen wie Durchlaufzeit, Mindestbestellmenge, Menge und Bestellintervalle. Im Ergebnis erhalten Sie verbesserte Service-Level und niedrigere Lagerbestände. Diese Systeme können auch verfolgen, wann die gelagerten Waren veraltet sind, und können so dazu beitragen, zu vermeiden, dass diese unter Wert verkauft oder entsorgt werden müssen.


Also, was sagen Sie? Ist es nicht an der Zeit, die alten Tabellenkalkulationen zu verwerfen und durch ein moderneres, sichereres System mit größerer Treffsicherheit zur Berechnung und Optimierung Ihres Bestands zu ersetzen?

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