Kobia ist ein Vollsortimenter im Süßwaren- und Backwarenmarkt. Das Unternehmen blickt auf eine über 100-jährige Geschichte zurück und ist heute Marktführer in Nordeuropa. Die Kunden sind hauptsächlich Konditoreien und Bäckereien, aber unter den mehr als 900 Kunden in Schweden gibt es auch Lebensmittelunternehmen, Lebensmittelindustrie und Restaurants. Kobia hat auch einen wachsenden Anteil an Exporten, beispielsweise nach Finnland, Norwegen, Polen und Island. Am Hauptsitz in Tyresö befindet sich auch die Fabrik des Unternehmens, in der Mandelbrei, Marzipan und Füllungen hergestellt werden. Die Lieferungen an die Kunden erfolgen aus den drei Lagern von Kobia in Hässleholm, Göteborg und Tyresö.
„Du willst der Beste in der Nachbarschaft sein, der Beste in der Stadt, der Beste auf dem Markt. Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir haben die Tools, die Sie benötigen, um sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Marke zu stärken. Effiziente Lagerhaltung und zuverlässige Lieferungen sind einige unserer Schlüsselwörter.“ Die Worte können auf der Website von Kobia nachgelesen werden. Eines der Tools von Kobia ist SOLO, das vor einigen Jahren installiert wurde und in das Navision-Business-System integriert ist. Einige der Ziele für die Investition in SOLO waren vereinfachte und einheitliche Einkaufsroutinen, Zeitersparnis, reduzierte Lagerbestände und ein noch besserer Kundenservice. Wurden die Ziele erreicht?
Erschütterte Einkaufsroutinen und unzureichende Bestandskontrolle
Jonas Huss ist Einkaufsleiter und Jimmy Mattsson ist Einkäufer bei Kobia. Sie blicken auf etwas mehr als drei Jahre bei SOLO zurück. Sie sagen, dass es ein Prozess war, um die aktuelle Situation zu erreichen, in der SOLO dem Unternehmen einen wichtigen Mehrwert hinzufügt. Gleichzeitig besteht Potenzial zur Weiterentwicklung.
- Wir waren in einer Situation, in der wir überlegten, von unserem eigenen Zimmereisystem, das in das Geschäftssystem eingebaut war, zu einer modernen und vollständigen Systemlösung für Einkaufsplanung und Bestandsverwaltung überzugehen. Die Situation, die wir hatten, war nicht gut. Die Einkaufsarbeit wurde mit Einkäufern geteilt, die nach eigenen Prinzipien arbeiteten und bei denen die Einkäufe mehr auf Bauchgefühl als auf Statistik basierten. Wir hatten auch nicht die Kontrolle über die Lagerbestände, um die Lagerbestände senken zu können, sagt Jonas Huss.
Johan sagt, dass es immer noch Zögern gab, in ein neues System zu investieren.
- Wir sahen die Möglichkeiten, verstanden aber auch, dass es eine Reise sein würde, bevor wir ein System hatten, dem wir vollständig vertrauen konnten. Für mich geht es bei einem System wie SOLO genau darum, dass man den Kaufvorschlägen, die das System hinterlässt, vertrauen können muss. Anfangs fühlten wir uns mit dem, was SOLO tat, nicht ganz wohl, aber mit immer mehr historischen Statistiken werden wir immer sicherer mit dem System. Dennoch sind einige manuelle Anpassungen erforderlich, aber wir sehen auch einen großen Mehrwert, den wir ohne SOLO nicht erreicht hätten. Ich schätze, dass der Lagerwert um 10-15% gesunken ist, außerdem haben wir deutlich weniger Ausschuss als vorher.
„Als Einkäufer kann ich viel strategischer arbeiten“
Für Jimmy Matsson bedeutet SOLO eine Veränderung seiner Rolle als Einkäufer. Sowohl Jimmy als auch Jonas schätzen die Zeitersparnis für Käufer auf etwa 30 %.
- Für mich und meine Kollegen bedeutet das unter anderem, dass wir mehr Zeit für die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten aufwenden können. Es ist von großer Bedeutung, das Serviceniveau zu schärfen. Außerdem haben wir im Vergleich zu früher eine viel bessere Kontrolle über unsere Lagerbestände, was unsere Einkäufe präziser und sicherer macht. Gute Entscheidungsgrundlage, um schneller einkaufen zu können. Neben reduzierten Lagerbeständen sind unsere Lagerbestände dank SOLO stabiler geworden, was sich auch positiv auf den Servicegrad auswirkt , weil wir das auf Lager haben, was die Kunden nachfragen, erklärt Jimmy.
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Jimmy sagt, dass er und andere Einkäufer früher nach „ihrer eigenen Wahrheit“ gearbeitet haben und dass sie ihre eigenen persönlichen Werte darauf legen, welche Waren auf Lager sind, damit die Kunden zufrieden sind.
- Heute gibt es einen großen Unterschied. Mit SOLO erhalten wir Statistiken, auf denen wir Kaufentscheidungen stützen können, und das System gibt auch Vorschläge für Einkaufsvolumina. Wir können dann den Vorschlag genehmigen oder Anpassungen vornehmen. Natürlich wird es noch kleine Korrekturen geben, aber die Zeitersparnis ist im Vergleich zu früher trotzdem groß. Für mich bedeutet das, dass ich als Einkäufer eine strategischere Rolle bekommen habe. So kann ich beispielsweise mehr Zeit damit verbringen, Lieferantenbeziehungen zu überprüfen und unsere Lagerbestände zu optimieren.
Jonas weist auf einen weiteren Vorteil von SOLO hin. Das ist eine ganz andere Transparenz im Vergleich zu den Routinen in der zuvor selbst entwickelten Lösung.
- Beim alten System gab es eine Schwachstelle, weil niemand alles wusste. Die Käufer waren in verschiedenen Teilen gut. Dass wir alles in einem System gesammelt haben, in dem alle ein besseres Gesamtwissen haben, ist wichtig, um Abläufe zu straffen und einheitlichere Abläufe zu schaffen.
„Wir wollen dabei sein und die Entwicklung von SOLO beeinflussen“
Für Kobia ist die Entwicklung effizienter Bestandsverwaltungs- und Einkaufsroutinen keine schnelle Lösung. Stattdessen wird es als ein fortlaufender Prozess angesehen, bei dem SOLO ein wichtiger Teil ist. Sowohl für Kobia als auch für SOLO gibt es Herausforderungen, die zu Anfragen nach der Entwicklung kundenspezifischer Funktionen im System geführt haben. Eine der Herausforderungen war die Verwaltung von drei verschiedenen Lagern und deren Anpassung an regionale Kundenstrukturen. Ein weiterer Grund ist, dass Teile des Sortiments eine Mischung aus reinen Rohstoffen und verarbeiteten Produkten sind.
- Wir sind gut darin, Anfragen an Promosoft in den Teilen zu übergeben, in denen wir eine Gelegenheit für neue Funktionen sehen, die unseren Anforderungen entsprechen. Ein Beispiel ist, dass wir viele Artikel mit unterschiedlichen Laufzeiten haben. Bei einigen Milchprodukten beträgt die Haltbarkeit nur wenige Tage, bei anderen kann es einen Monat dauern. Hier haben wir darauf gedrängt, dass SOLO besseren Support bietet, und Promosoft ist gut darin, auf unsere Wünsche einzugehen. So wollen wir auch die Zusammenarbeit und sie entwickelt sich stetig weiter. Eine neue Funktion, auf die wir uns freuen, betrifft die Bestandsverwaltung von Frischprodukten. Damit können wir den Verlust von Waren mit unterschiedlichem Verfallsdatum berechnen, was es ermöglicht, die richtigen Lagerbestände sicherzustellen, erklärt Jonas.
Eine weitere sofort einsatzbereite Neuerung in SOLO ist der Lieferanten-Login über einen Link auf Bestellungen. Diese Funktion ermöglicht es Lieferanten, erteilte Bestellungen im System mit Angaben unter anderem zu Liefertermin und Menge zu bestätigen. Jeder Lieferant kann auch seine KPIs für Lieferzeitgenauigkeit und Lieferqualität einsehen. Da Kobia in seiner langen Firmengeschichte die „stete Weiterentwicklung in Richtung Zukunft“ zum Leitspruch gemacht hat, will es auch die Information an die Lieferanten weiter ausbauen. Die an Promsoft übermittelte Wunschliste enthält eine neue Version des Dashboards mit noch mehr KPIs zur Lieferantenleistung.